Ik heb bij verschillende bedrijven gewerkt en gezien dat er vaak veel aandacht wordt besteed aan de entree en ontvangstruimtes en veel minder aan de werkomgeving van de medewerkers, soms met uitzondering van de directiekamers. Toen ik bij een bedrijf in Utrecht werkte, hadden ze daar het motto ‘werken doe je thuis’. Dit was niet letterlijk bedoeld dat we thuis werkten, maar dat je werkomgeving moest aanvoelen als thuis. We werkten daar in open ruimtes met zitjes, kleur, planten, goede koffie etc. De directie had geen eigen kamer, die zat gewoon tussen de medewerkers in. De entree was ingericht als café waar je kon overleggen of met je klanten kon zitten. Voor meer privacy waren er kleine vergaderruimtes en concentratieplekken. Sinds ik daar heb gewerkt, ben ik anders naar mijn werkplek gaan kijken.
Mijn motto is nu dus ook: Maak je werkplek zo, dat je je thuis voelt. Een aantal tips hoe je dat kan doen:
Tip 1: Wat heb je nodig?
- Zet eerst op een rijtje met welke apparatuur je werkt: computers, laptops, beeldschermen, printers, vaste telefoons. Heb je een vaste werkplek nodig of kun je ook flexwerken waardoor het niet uitmaakt waar je zit?
- Arbo-technisch is het verstandig om te wisselen van zittend werken, naar staand werken en eventueel lopend te telefoneren. Heb je hier behoefte aan, kijk dan naar een bureau die je ook op stahoogte kunt zetten. Dit kan handmatig of elektrisch.
- Creëer ook een plek waar je kunt relaxen in bijvoorbeeld een comfortabele stoel met een lekkere kop koffie of thee en waar je de krant of je literatuur kunt lezen, in plaats van aan je bureau. Maak verschillende hoekjes met verschillende functies, net als thuis.
Tip 2: Aankoop nieuw meubilair
Indien je nieuwe inrichting koopt voor je kantoor, kijk dan niet alleen naar de functionaliteit, maar ook of je blij wordt van het materiaal, de kleur en vormgeving. Tenslotte willen we een ‘thuissituatie’ creëren op je kantoor. Koop iets duurzaams waar je blij van wordt en waar je nog jaren met plezier aan werkt.
Tip 3: Plattengrond op schaal
Vraag aan je verhuurder een plattengrond van je kantoorruimte op schaal. Maak van papier je kasten, bureaus, tafels en stoelen etc. op dezelfde schaal als je plattengrond en ga kijken waar je alles wilt neerzetten. Let op dat je voldoende ruimte achter bureaus en tafels laat en dat er voldoende loopruimte is. Indien je grote planten wilt neerzetten, maak hier ook een papiertje van in de breedte van de plant.
Tip 4: Waar zet je je meubilair?
Als eerste bekijk je hoe je de bureaus neerzet, dit is namelijk heel belangrijk dat deze goed staan:
- Zorg ervoor dat er daglicht op het bureau valt. Mensen met lichte ogen raken eerder vermoeid als ze de hele dag naar het licht kijken dan mensen met donkere ogen. Als dit niet anders kan, zorg dan voor goede zonwering.
- Het is niet prettig om met je rug naar de deur te zitten, onbewust blijf je dan altijd op je hoede, omdat je niet kan zien wie er binnenkomt. Indien het niet anders kan, zorg dan dat er een kast of een grote plant achter de stoel komt te staan. Dit geeft een gevoel van veiligheid.
- De beste plek voor je bureau is dat zo achter je bureau zit dat je kan zien wie er binnenkomt, een raam aan de zijkant van het bureau en dat je met je rug naar een muur of hoge kast zit. Op deze manier kan je rustig werken. Indien iemand snel is afgeleid, kan je het bureau zo neerzetten dan diegene niet naar de deur kijkt, maar naar een muur en dat de deur links of rechts van het bureau is.
- Kijk hoe de verlichting is geregeld in de ruimte; valt er voldoende centraal licht op het bureau of heb je nog extra licht nodig door middel van een bureaulamp?
- Als je weet hoe de bureaus kunnen staan, kan je de kasten neerzetten en de planten. Indien je een grote printer hebt, is het belangrijk dat deze op een plek staat waar geventileerd kan worden, dit in verband met de ozon die een printer uitstoot.
- Kijk nu naar het aantal stekkers dat je nodig hebt voor je computer, lamp, vaste telefoon etc. Zorg dat je nog 1 of 2 plekken overhoudt om bijvoorbeeld je mobiele telefoon op te kunnen laden. Indien je met stekkerdozen werkt, zorg ervoor dat je dan een stekkerdoos koopt die groot genoeg is. Ga niet stekkerdozen verlengen met een stekkerdoos, hier kan namelijk brand door ontstaan. Gebruik ook stekkerdozen die vanzelf uitgaan indien er een piekbelasting ontstaat.
Tip 5: Maak het comfortabel voor je klant
Indien je een zitje hebt op kantoor waar je ook gesprekken voert, is het voor klanten/gasten zeer belangrijk dat hij of zij met de rug naar een muur zit. De reden hiervoor is net met je werkplek, dat je klant daar een gevoel van veiligheid ervaart en niet steeds de neiging heeft achterom te moeten kijken. Dit gevoel is vaak onbewust. Let maar eens op bij een vergadering welke stoelen er als eerste bezet zijn. Dit zijn meestal de stoelen waar een muur achter zit, vaak zijn de stoelen die overblijven, degenen bij de deur.
Kleur en kunst
Als je weet hoe alles moet staan, komt het leukste deel van de inrichting vind ik zelf: kleur en kunst! Hierover vertel ik meer in een volgend blog, kleur heeft namelijk zo veel meer invloed op je dan je je kunt voorstellen.